クラウド会計は最初が肝心。導入前に経理の流れを整理しよう。

クラウド会計の導入は、経理の流れを整理するとスムーズです。

クラウド会計の導入、他の会計ソフトからの移行は労力がかかる

クラウド会計と聞くと、ネットにさえ繋がっていればいつでもどこでもリアルタイムで数字を把握でき、ネットバンクで同期させれば自動で処理してくれるといったメリットを想像する人が多いと思います。

確かにその通りですが、そのメリットを最大限生かせるようになるまでには、それなりの労力が伴います。

ハードルが低いイメージで宣伝されていますが、やみくもに導入を始めてしまうと、処理がめちゃくちゃな状態になり、結局今までの会計ソフトの方がよかった…なんてことになりかねません。

クラウド会計を導入は、最初が肝心です。

他の会計ソフトから移行しようとする場合は、使い方もそうですが、今までと異なった経理業務フローになる可能性があるので、その辺をざっくりとでも整理しておく必要があります。

クラウド会計上で、ネットバンキングの設定や、科目の設定、自動登録ルールの設定、テンプレートの登録など、やることは結構あります。

これらを設定する際も、ある程度道筋が出来ていないと大変苦労します。

なので、最初の段階である程度、経理の流れを整理しルール化しておかないと暗礁に乗り上げます。

だからといって、最初から完璧な形で導入するというのは難しいので、ざっくりと整理しておくということがポイントかと考えています。

業務・経理の流れをざっくりとでも整理しておく

クラウド会計導入の際は、作業の流れをある程度でいいので整理しておきましょう。

現状の業務フローの整理

まずは現状の整理から行います。

移行前の会計ソフトではどのような流れで処理をしていたかを洗い出し、整理します。

売上、仕入れ、経費、など各業務ごとにどういった流れで仕訳の登録まで行っているか、わかりやすいように表や図に簡単で良いので書き出してみましょう。

クラウド会計にしたらフローはどうなるか

次に、クラウド会計を導入したら整理した各業務がどこに当てはまるのかを検討します。

・現状の作業のどの部分が、クラウド会計ではどの部分の処理に変わるのか
・クラウド会計で導入できそうな作業はどこか
・すべて導入できそうか、一部分だけか

といったことを検討しましょう。

頭の中だけではイメージしにくいので、実際に手を動かしつつやってみるといいかもしれません。

誰がどの作業をやるか

クラウド会計でどの処理を誰がどこまでやるのか、ということも決めておくと経理全体がスムーズに動きます。

税理士とお客様で同じデータを共有する場合、どちらがどの作業をどこまでやるのかというのは決めておきましょう。

例えば、ネットバンキングの登録や領収書のアップロードはお客様の方で行い、チェックは税理士が行う、とか。

分担を明確にしておけば、線引きがされるので、それぞれの作業に集中できます。

あとは、作業を進めながら改善していけば、日々の処理はストレスなく進められるようになっていくと思います。

取引量が多くなるとかなり大変

ルールを整備しても、取引量があまりにも多かったり、口座の数が多いとそれだけで負担は大きくなります。

クラウド会計は、主にスモールビジネスをターゲットにしているので、会社規模が大きかったり、部門がいくつも分かれていたり、複雑な取引が多くなると対応していくハードルも上がっていきます。

その辺りの考慮も必要です。

まとめ

簡単でもいいので、作業の流れを整理し、落とし込んでいくことが大事です。

入り口が整理され流れに乗れば、日々の経理は簡単になります。

■編集後記

今日は3月決算対応と、種類株式について質問対応。種類株式を売るときの時価って明確な取り扱いがなくよくわからないけど現状普通株式評価がベースのよう。

■1日1新
・ミラノサンド スモークチキンと半熟たまご