雑音にとらわれずタスクを処理する方法

作業に集中したい日があっても、やることが多かったり、様々な情報に頭の中を邪魔されて何をやっていいかわからなくなると、作業がスムーズに進みません。

そうならないように、実践している淡々とタスクを進める方法を紹介します(いろんな本で紹介されてる方法です)。

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集中してタスクを淡々とこなす4つのコツ

ポイントは4つです。

タスクを出来るだけ細分化して書き出す

一日の初めに今日のタスクを確認することが多いと思います。

その時にタスクの単位をなるべく細分化すると、取り組みやすくなります。

細分化とは、具体的な行動レベルまで分けることです。

具体的には、「A社の決算をやる」というタスクがあったとします。

このままでは、具体的に決算のうちどの作業をやればいいのか、どの作業から取り掛かればいいのかイメージできません。

なので、これを出来るだけ細分化して、そのタスクを見ただけで行動出来るレベルまで細分化します。

例えば、「預金残高を合わせる」とか「固定資産台帳と帳簿の照合」とか「消費税を集計する」といった感じです。

これでもイメージが付きにくかったら、さらに細かくしていくといいでしょう。

タスクは紙に書き出すのもいいですが、量が多いと大変なので、Excelやメモ帳を使うといいです。

ポイントは、出来る事しか書き出さない事です。

「本を読む」で出来そうになかったら、「本を10ページ読む」とかでもいいです。

できない事を書いても、できないのでストレスがたまるだけなので。

できない事は、まず今の状況で出来るレベルまで細かくして、そこから次の取るべきアクションを考えるようにしましょう。

タスクの時間を見積もる

タスクを書き出したら、そのタスクがどのくらい時間がかかるのか、ざっくりでもいいので見積もりましょう。

たくさんタスクを書き出しても、一日に出来ない量を詰め込んでは意味がありませんし、一日の終わりにできていないとテンションが下がります。

仕事の時間の見積もりは、余裕を持って見積もるのがベターです。

そんなに時間がかからないと思っていたタスクもやってみると意外とかかったりします。

日々の積み重ねで、精度を高めていきましょう。

すぐ終わるタスクは先に終わらせる

タスクを進める優先順位ですが、おすすめはすぐ終わるタスクを先に終わらせてしまう事です。

すぐ終わるというのは、だいたい1~2分くらいでしょうか。

こういうタスクを後回しにしても意味がないので、すぐに一瞬で片付けるのが吉です。

意外と小さいけど気が進まないタスクを後回しにしてしまって、作業が滞るというようなことは結構あります。

小さいタスクを後に残しておくと、気になってしまい一日の全体の流れも悪くなってしまいます。

すぐ終わるタスクを先に片付ければ、そのあとの作業に余裕を持って取り組めます。

仕事を頼まれて、1~2分くらいでできそうなタスクはその場で片付けましょう。

仕事が早いと思われ評価も上がるでしょう(出来ると思われるとどんどん仕事が来てしまうので注意です)。

ゲームをクリアする感覚で一つずつつぶしていく

タスクの書き出しと時間の見積もりが出来たら、優先順位をつけて、あとは一つずつつぶしていきましょう。

書き出してあるタスクは、行動レベルで書き出したものなので、その通りに作業を進めるだけです。

ひとつずつ、ゲームをクリアしていく感覚で、淡々と進めましょう。

タスクを進める中で、悩むことや調べる事が出てきたら、次の行動のタスクとして追加していきましょう。

まとめ

とにかく作業を進めたい日などは、このように進めると雑音も気にならず目の前の作業に集中できます。

あとは自分に合ったスタイルで、いろいろ試してみましょう。

■編集後記

今日は在宅。できれば毎日在宅がいいです。でも外の空気は吸いたい。