コロナウイルスの状況に鑑み、弊社でもテレワークが試験的に始まりました。
一日やってみて感じたメリット、デメリットを書いてみます。
※ パソコンがあればだいたいできます。
メリット
通勤時間がゼロ
在宅ということは通勤しませんので、通勤時間がゼロになります。
単純に片道1時間だとしたら一日2時間、片道30分でも一日1時間。
その分の時間が浮きます。
この時間が無くなるだけでも、一日の活動時間の比率で考えるとかなりでかいです。
一週間、一か月、一年で換算すると膨大な時間になります。
通勤時間をほかの自分のやりたい事に使えるのは効果的です。
感染予防になるのは言うまでもないです。
電話が鳴らない
事務所にいると電話が鳴ったら出ないといけませんが、自宅だとその必要がないです。
ただ弊社はスマホ・携帯電話を支給されていないので、外出時など事務所不在時にお客様から自分宛ての電話が来ると、事務所から自分宛てにメールが来る仕組みになっています。（今のところ事務所に誰かしらいます）
なので、今日みたいにテレワークの場合もこちらから電話を折り返すことになります。
お客様からすると、電話に一度で出てもらえないので申し訳ないですが、電話の鳴る音に反応しないだけでもストレスがかなり減ります。
電話取って、要件聞いて、電話取り次いで、不在の時はメモ残して、という電話の作業って短い時間で割と頭を早く回転させてるので、地味に疲れます。
いったん作業を止めて、電話取って、また作業に戻るという流れはエネルギー的にもかなりのロスです。
なので電話が鳴らないのは集中が途切れないので大きなメリットになります。
周りに気を使わない
在宅だとひとりなので、誰にも気を使わなくていいので気が楽です。
なんだかんだ目上の人には気を使いますからね。
今日一日だけの感想ですが、寂しいとかは感じませんでした^^;
不安が減る
外に出なくていいので、隔離されているという安心感があります。
通勤中のような不安はなくなります。
命が一番ですから、これだけでテレワークのメリットは十分すぎるほどあります。
デメリット
メリットの方が圧倒的に大きいですが、強いてデメリットを上げるなら次のようなことです。
緊張感はなくなる
メリットの周りに気を使わなくていいの裏返しでもありますが、常に監視されているわけではないので、いつもより緊張感が緩むのは事実です。
ただ、緊張感が緩むのがデメリットなのかどうかも疑問です。
いい言い方をすれば、緊張感がほぐれるといった方が自分の感覚としては合っています。
事務所にいる時は、変な緊張感というか、感じなくてもいいような緊張感で知らないうちに余計な力が入ってしまっている場合もありますし…
事務所独特の雰囲気とか、きっとみなさんいろいろありますよね？^^;
そういう余計なものが排除されて、スッキリした頭と心で純粋に仕事に集中できるので、緊張がほぐれるのは良いことです。
誘惑との戦い
緊張感と通じる話で、自宅で常に監視されてないので、近くに誘惑はいろいろあるわけです。
ソファもあるしベッドもあるしテレビもスマホもあります。
こういったものに流されないようにしない必要はあります。
テレワークの前に準備しておきたい事
テレワーク導入の前に次の事を準備・確認しておきましょう。
ネット環境
ネット環境は必須です。
自宅がネットの繋がる環境か確認しましょう。
仕事をするには厳しそうだったたら、ポケットWi-Fiの導入など検討しましょう。
書類の電子化
使用する紙の資料はあらかじめPDF化しておきましょう。
紙の資料をそのまま自宅に持ち込むという事は機密情報保持の点からもなるべくやめた方がいいでしょう。
また、家でコピー機がないと印刷できないので、そういったことも予め想定しておきましょう。
データの保存場所、アクセスの可否
電子化した書類や、普段使っているExcel、Word、PowerPointなどのデータをどこに保存するかと、そのデータに外部（自宅）からアクセスできるのかどうか確認しましょう。
事務所で固有のサーバーを使用してそこにデータを保管しているような場合は、自宅からだとアクセスできないような場合もあります。
ドロップボックス等のクラウドサービス上に保存しておけば外部からもアクセス可能です。
テレワークを考えてる事務所はサーバーの再検討や、ルールの見直しも必要かもしれませんね。
連絡手段の確認
普段のメールに加えて、今だとZoomを使ってテレビ会議も可能です。
弊社はGoogleの「hangouts chat」と「hangouts meets」を使用しました。
hangouts chatはチャットで、hangouts meetsはテレビ会議システムです。
テレビ会議システムはZoomの方が使い勝手がいいかなと感じましたが、どちらも普通に打ち合わせで使う分には問題ないと思います。
どのツールを使うかも確認しておきましょう。
会計・税務ソフト
会計ソフトも事務所では使えるけど、外では使えないものも多いです。
freeeやMFクラウドなどのクラウド会計を利用していれば、ネット環境さえあれば変わらず使用可能です。
ネット環境に依存しないものは、データの保存だけ自宅でも読み込める場所に保存しておけば自宅でも使用できるでしょう。
事務所のサーバーにアクセスして使用するようなソフトはリストアして、データを取り出して使用できないか等を確認しておきましょう。
作業環境
自宅での作業環境は出来るだけ整えておきたいです。
ある程度広いデスクと椅子があれば問題ないと思います。
日頃からきちんと掃除してきれいにしておきたいですね。
作業場が全くないと厳しいかもしれません。最低パソコン置いて作業できるくらいのスペースは欲しいです。
あとは、できればモニターが一台あってデュアルディスプレイで作業できるといいのすが、普段事務所で作業している方は難しいかもしれませんね。
もしiPadなどのタブレット端末を持っていたらそちらも工夫して使用してみるのもいいでしょう。
お客様との打ち合わせをどうするか
これはお客様によって対応が変わってきそうです。
テレビ会議や電話で対応可能なのか、資料のやり取りはメールやクラウド上で可能かなど。
弊社は今のところお客様と打ち合わせがない日は在宅OKとしています。
ただ、今後外出自体が禁止になったら、このあたりの調整も必要になってくるでしょう。
まとめ
テレワークを実際にやってみてメリットの方が圧倒的に大きかったです。
独立後の自宅兼事務所のシミュレーションにもなりました。
テレワークをやる前にいろいろと準備しておいた方がいいこともあるので、確認しておきましょう。
■編集後記
一日家にいたので、コロナのニュースをいつもより多く目にしました。いつまでこの閉塞感が続くのかなーと暗くなりましたが、今できることに集中したいです。
